Zásady ochrany osobních údajů a používání cookies

Unie malých a středních podniků ČR, z.s.
Verze 2.2 | poslední aktualizace 20. 7. 2026 | stáhnout ve formátu PDF

Co tento dokument znamená
Vysvětluje, jak Unie nakládá s údaji členů, zájemců o členství, kontaktních osob partnerů a dodavatelů, účastníků akcí, uživatelů členských služeb a návštěvníků webu. Zpracování nezbytné pro členství není založeno na vynuceném souhlasu. Dobrovolné služby, marketing a netechnické cookies mají vlastní pravidla a volbu. Správcem údajů z Dotačního servisu je rovněž Unie.

Tato verze nabývá účinnosti dnem zveřejnění na www.sme-union.cz.

1. Kdo je správcem osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

Název: Unie malých a středních podniků ČR, z.s. (dále jen „Unie“)
IČO: 270 24 687
Sídlo: Újezd 450/40, Malá Strana, 118 00 Praha 1
Rejstřík: spolkový rejstřík vedený Městským soudem v Praze, sp. zn. L 16487
Kontakt pro ochranu osobních údajů: harantova@sme-union.cz

Unie určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů. Dotazy a žádosti týkající se ochrany osobních údajů vyřizuje prostřednictvím uvedeného kontaktního místa.

2. Koho se zásady týkají

Zásady se vztahují zejména na tyto osoby:

• zájemce o členství, současné a bývalé členy Unie a jejich zástupce nebo kontaktní osoby;
• uživatele členských služeb, zejména Dotačního radaru, Dotačního servisu, Legislativního radaru, Akademie a AI konzultací;
• kontaktní osoby partnerů, dodavatelů, spolupracovníků a veřejných institucí;
• účastníky akcí, seminářů, průzkumů a dalších aktivit Unie;
• návštěvníky webů provozovaných Unií a osoby, které odešlou webový formulář, e-mail nebo jinou zprávu.

Zásady se mohou přiměřeně vztahovat také na osoby, jejichž údaje Unie získá z veřejných rejstříků nebo od člena, partnera či jiné kontaktní osoby.

3. Jaké údaje zpracováváme a odkud je získáváme

3.1 Kategorie údajů

Identifikační a kontaktní údaje: jméno, příjmení, pracovní pozice, adresa, e-mail, telefon a údaje o zastupované osobě.

Údaje o firmě nebo podnikání: název, IČO, DIČ, sídlo, kraj, obor, velikost, počet zaměstnanců, obrat a další veřejné nebo poskytnuté údaje.

Údaje o členství a platbách: přihláška, druh a průběh členství, rozhodnutí orgánů Unie, členské příspěvky, fakturační a účetní údaje.

Profil členských služeb: investiční záměry, preferované oblasti dotací, region, časový horizont, ochota spolufinancovat, typ zákazníků, způsob vedení účetnictví a informace o činnostech relevantních pro legislativu.

Údaje Dotačního servisu: e-mail účtu, údaje o firmě a projektu, vybraná výzva, odpovědi ve formuláři, stav a zvolená varianta služby, nahrané dokumenty, vytvořené podklady a technické provozní údaje.

Obsah komunikace: zprávy, dotazy, podklady, objednávky, zápisy, zpětná vazba a údaje sdělené během konzultace.

Údaje o akcích: registrace, účast, organizační požadavky, obrazové či zvukové záznamy, pokud jsou pořizovány zákonným způsobem.

Technické údaje: IP adresa, čas návštěvy, navštívená stránka, odkazující stránka, typ zařízení, prohlížeč, jazyk, technické identifikátory, logy a údaje z cookies nebo obdobných technologií.

Citlivé údaje
Unie běžně nevyžaduje zvláštní kategorie osobních údajů. Nevkládejte je proto do volných polí formulářů, pokud to není nezbytné a předem dohodnuté.

3.2 Zdroje údajů

• přímo od dotčené osoby, zejména z přihlášky, formuláře, e-mailu, telefonu nebo osobního jednání;
• od člena, zaměstnavatele nebo zastupované organizace, pokud osobu uvedou jako kontakt či zástupce;
• z veřejných zdrojů, například z ARES, veřejných rejstříků, profesních webů a veřejných profilů;
• od partnera nebo pořadatele akce, je-li to pro daný účel zákonné a očekávatelné;
• automaticky při používání webu prostřednictvím serverových logů, cookies a podobných technologií.

4. Proč údaje zpracováváme, na jakém základě a jak dlouho

U každého účelu používáme pouze údaje, které jsou pro něj přiměřené. Pokud pro jeden záznam platí více zákonných dob uchování, použije se nejdelší z nich. Údaje mohou být uchovány déle, pokud probíhá spor, kontrola, řízení nebo bezpečnostní incident.

4.1 Přihláška a vznik členství

Účel: posouzení přihlášky, komunikace se zájemcem, rozhodnutí o přijetí a založení členského vztahu.

Právní základ: kroky na žádost osoby před vznikem členského vztahu a plnění práv a povinností z členství (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR); v nezbytném rozsahu také oprávněný zájem Unie na řádné správě spolku (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

Doba: nepřijaté nebo nedokončené přihlášky zpravidla 6 měsíců od poslední komunikace; přihlášky přijatých členů po dobu členství a následně zpravidla 3 roky. Dokumenty orgánů spolku a podklady potřebné pro ochranu práv se uchovávají po dobu jejich právního významu.

4.2 Správa členství a poskytování členských služeb

Účel: vedení členské evidence, komunikace, členské výhody, akce, informace, řešení podnětů a plnění stanov a rozhodnutí orgánů Unie.

Právní základ: plnění členského vztahu (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR), právní povinnosti (písm. c) a oprávněný zájem na vnitřní správě, ochraně práv a informování členů o činnosti Unie (písm. f).

Doba: po dobu členství a zpravidla 3 roky po jeho skončení; údaje v účetních, daňových nebo archivních dokumentech podle zvláštních pravidel níže.

4.3 Dotační radar

Účel: výběr a zasílání dotačních příležitostí odpovídajících profilu firmy a jejím investičním záměrům.

Právní základ: poskytnutí výslovně vyžádané členské služby (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Pokud je služba poskytována mimo členství nebo má pokračovat po jeho skončení, použije se samostatný souhlas (písm. a).

Doba: po dobu aktivní služby nebo členství a nejvýše 6 měsíců poté; evidence odvolaného souhlasu nebo odhlášení může být uchována po dobu 3 let k doložení respektování volby.

4.4 Dotační servis

Účel: Unie jako správce provozuje účet a webovou aplikaci Dotační servis, přijímá údaje o firmě a projektu, zpracovává podklady, připravuje návrhy výstupů za pomoci AI a komunikuje o vyžádané službě.

Právní základ: kroky na žádost uživatele a poskytnutí vyžádané služby (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR), oprávněný zájem Unie na bezpečném provozu, evidenci vyřízení a ochraně práv (písm. f) a právní povinnosti u účetních nebo daňových dokladů (písm. c).

Doba: údaje účtu po dobu jeho existence a zpravidla 12 měsíců po zrušení; projektové údaje, nahrané dokumenty a výstupy po dobu vyřízení služby a související komunikace a zpravidla 12 měsíců poté. Delší uchování je možné, vyžaduje-li je zákon nebo ochrana práv.

4.5 Legislativní radar

Účel: výběr legislativních změn podle typu zákazníků, činnosti firmy, používaných technologií, výrobků, evidence a dalších dobrovolně zvolených parametrů.

Právní základ: poskytnutí vyžádané členské služby (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR); u služby mimo členství nebo po jeho skončení samostatný souhlas (písm. a).

Doba: po dobu aktivní služby nebo členství a nejvýše 6 měsíců poté; evidence odhlášení zpravidla 3 roky.

Jak funguje výběr obsahu
Radary mohou automaticky přiřazovat témata podle údajů z formuláře. Jde o personalizaci informační služby. Unie na tomto základě nepřijímá rozhodnutí, které by mělo pro uživatele právní nebo obdobně významné účinky.

4.6 Kontaktní formuláře, e-mail a běžná komunikace

Účel: vyřízení dotazu, žádosti, nabídky, podnětu nebo organizační komunikace.

Právní základ: kroky na žádost osoby nebo plnění dohody (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) a oprávněný zájem na komunikaci a evidenci vyřízení (písm. f).

Doba: zpravidla 12 měsíců od vyřízení; pokud komunikace souvisí s členstvím, smlouvou, účetním dokladem nebo sporem, podle příslušné delší doby.

4.7 AI konzultace a předání kontaktu konzultantovi

Účel: rezervace a organizace úvodní konzultace, příprava na její téma a případné předání kontaktu zvolenému spolupracujícímu konzultantovi.

Právní základ: provedení kroků na žádost člena a poskytnutí členského benefitu (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR), případně oprávněný zájem na organizaci služby (písm. f).

Doba: zpravidla 12 měsíců od uzavření požadavku. Pokud osoba naváže s konzultantem samostatnou spolupráci, konzultant zpracovává údaje jako samostatný správce podle vlastních pravidel.

4.8 Účetnictví, daně a plnění právních povinností

Účel: vedení účetnictví, evidence příspěvků, fakturace, daňové povinnosti a součinnost s orgány veřejné moci.

Právní základ: splnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).

Doba: podle příslušných právních předpisů, obvykle 5 nebo 10 let od konce účetního období; konkrétní doklad může podléhat delší zákonné době.

4.9 Partneři, dodavatelé a spolupracovníci

Účel: jednání o spolupráci, uzavření a plnění smluv, správa vztahu, kontrola plnění a ochrana práv.

Právní základ: plnění smlouvy nebo kroky před jejím uzavřením (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR), právní povinnost (písm. c) a oprávněný zájem na správě vztahu a ochraně práv (písm. f).

Doba: po dobu spolupráce a zpravidla 4 roky po jejím skončení; účetní doklady 5 nebo 10 let.

4.10 Akce, semináře a dokumentace činnosti Unie

Účel: registrace a organizace akce, komunikace s účastníky, doložení činnosti Unie a přiměřená prezentace veřejných akcí.

Právní základ: plnění objednané nebo členské služby (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR), oprávněný zájem na organizaci a dokumentaci činnosti (písm. f), případně souhlas u portrétních nebo propagačních záznamů (písm. a).

Doba: registrační údaje zpravidla 12 měsíců po akci; dokumentační záznamy obvykle 5 let, není-li dříve uplatněna oprávněná námitka; záznamy určené do historie spolku mohou být archivovány déle v přiměřeném rozsahu.

4.11 Informace, newslettery a obchodní sdělení

Účel: zasílání vyžádaných servisních upozornění, novinek, pozvánek a informací o obdobných aktivitách Unie.

Právní základ: vyžádaná členská služba, oprávněný zájem vůči stávajícím členům u obdobných aktivit, nebo souhlas příjemce; vždy také v souladu se zákonem č. 480/2004 Sb.

Doba: do odhlášení nebo námitky; nejdéle po dobu aktivního členského či obdobného vztahu a zpravidla 3 roky od poslední relevantní interakce. Každá marketingová zpráva obsahuje jednoduchou možnost odhlášení.

4.12 Provoz, bezpečnost a měření webu

Účel: zajištění funkčnosti, prevence zneužití, diagnostika chyb, statistika návštěvnosti a – pouze po souhlasu – měření kampaní.

Právní základ: oprávněný zájem na bezpečném provozu u nezbytných logů a technologií (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR); u netechnických cookies souhlas návštěvníka (písm. a) a § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb.

Doba: bezpečnostní logy zpravidla nejvýše 6 měsíců; cookies podle části 10 a podle aktuálního nastavení cookie lišty.

4.13 Ochrana práv a řešení sporů

Účel: uplatnění, doložení nebo obhajoba právních nároků, interní kontroly a řešení stížností.

Právní základ: oprávněný zájem Unie nebo třetí osoby na ochraně práv (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) a případné právní povinnosti.

Doba: po dobu běhu příslušné promlčecí nebo jiné právní lhůty a zpravidla ještě 1 rok poté; při zahájeném řízení do jeho pravomocného skončení a vypořádání navazujících povinností.

5. Které údaje musíte poskytnout

Povinná pole přihlášky jsou potřebná k posouzení a správě členství. Bez nich Unie zpravidla nemůže přihlášku vyřídit nebo službu poskytnout. Údaje označené jako nepovinné, zejména parametry Dotačního a Legislativního radaru, poskytovat nemusíte; jejich neposkytnutí nebrání podání přihlášky, pouze znemožní nebo omezí personalizaci dané služby.

Souhlas s netechnickými cookies, marketingem nebo jiným dobrovolným účelem není podmínkou členství ani přístupu k základnímu obsahu webu.

6. Komu mohou být údaje zpřístupněny

K údajům mají přístup pouze osoby, které je potřebují pro konkrétní účel. Podle povahy zpracování může jít zejména o:

• pověřené osoby Unie, členy jejích orgánů a oprávněné spolupracovníky;
• poskytovatele hostingu, správy webu, technické podpory, e-mailových, cloudových a zálohovacích služeb;
• poskytovatele webových formulářů a statistiky, zejména služby WordPress/Jetpack provozované skupinou Automattic;
• společnosti skupiny Google při používání Map, reCAPTCHA, webových písem, Google Tag Manageru, Analytics nebo Ads – podle typu stránky a pouze v rozsahu odpovídajícím volbě návštěvníka a dané služby;
• společnost ID SCOUT SRL při používání služby ShortPixel pro optimalizaci a doručování obrazového obsahu;
• poskytovatele sdílecích prvků, webových písem a knihoven, pokud jsou na konkrétní stránce aktivní;
• poskytovatele infrastruktury Dotačního servisu, databáze, úložiště, transakčních e-mailů a nástrojů AI, vždy jen v rozsahu nezbytném pro poskytnutí služby;
• účetní, daňové a právní poradce, auditory, pojišťovny a další odborné dodavatele;
• spolupracující konzultanty nebo partnery, pokud si uživatel jejich službu vyžádá nebo je předání jinak zákonné;
• banky, poskytovatele platebních služeb, doručovatele a orgány veřejné moci, vyžaduje-li to zákon nebo ochrana práv.

Dodavatelé, kteří zpracovávají údaje jménem Unie, musí být vázáni odpovídající smlouvou a bezpečnostními povinnostmi. Někteří příjemci, například samostatný konzultant, banka nebo orgán veřejné moci, mohou vystupovat jako samostatní správci.

7. Předávání údajů mimo Evropský hospodářský prostor

Při používání globálních webových, cloudových nebo komunikačních služeb mohou být technické nebo jiné osobní údaje zpracovávány i mimo Českou republiku a v některých případech mimo Evropský hospodářský prostor. Unie proto netvrdí, že všechny údaje zůstávají výhradně v ČR. Pokud k takovému předání dochází, musí být založeno na odpovídajícím právním mechanismu – zejména na rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně, rámci EU-US Data Privacy Framework u certifikovaných příjemců nebo na standardních smluvních doložkách Evropské komise, případně na jiné zákonné výjimce. Informaci o aktuálním mechanismu konkrétního dodavatele lze vyžádat na kontaktní adrese Unie.

8. Automatizované rozhodování a profilování

Unie neprovádí výlučně automatizované rozhodování, které by pro fyzickou osobu zakládalo právní účinky nebo ji obdobně významně ovlivňovalo ve smyslu čl. 22 GDPR.

Dotační a Legislativní radar mohou používat zadané parametry k automatickému třídění a výběru relevantního obsahu. Dotační servis může používat nástroje AI k přípravě pracovních návrhů a podkladů. Výsledkem je informační nebo pracovní výstup, nikoli automatické rozhodnutí o nároku na dotaci, právní povinnosti, přijetí za člena, poskytnutí financování ani jiné právně významné hodnocení.

9. Jaká máte práva

Za podmínek stanovených GDPR můžete uplatnit zejména tato práva:

• Přístup a kopie: získat potvrzení, zda údaje zpracováváme, související informace a kopii zpracovávaných osobních údajů. První kopie je bezplatná; za další kopii stejného rozsahu lze požadovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady.
• Oprava: nechat bez zbytečného odkladu opravit nepřesné nebo doplnit neúplné údaje.
• Výmaz: požadovat výmaz, pokud pominul účel, byl odvolán souhlas a není jiný právní důvod, nebo nastal jiný důvod podle čl. 17 GDPR.
• Omezení zpracování: požadovat dočasné omezení nakládání s údaji v případech podle čl. 18 GDPR.
• Přenositelnost: získat údaje poskytnuté na základě souhlasu nebo smlouvy, jsou-li zpracovávány automatizovaně, ve strukturovaném a strojově čitelném formátu.
• Námitka: vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu. Proti přímému marketingu lze vznést námitku kdykoli a bez dalšího posuzování.
• Odvolání souhlasu: souhlas kdykoli odvolat, aniž je dotčena zákonnost předchozího zpracování.
• Stížnost: obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů nebo jiný příslušný dozorový úřad.

9.1 Jak právo uplatnit

Žádost zašlete na harantova@sme-union.cz nebo poštou na adresu sídla Unie.

Unie může přiměřeně ověřit totožnost žadatele. Žádost vyřídí bez zbytečného odkladu, zpravidla do jednoho měsíce; ve složitých případech lze lhůtu prodloužit až o další dva měsíce, o čemž bude žadatel včas informován. Zjevně nedůvodnou nebo nepřiměřenou, zejména opakovanou žádost lze za podmínek GDPR zpoplatnit nebo odmítnout; důvody musí Unie vysvětlit.

9.2 Dozorový úřad

Úřad: Úřad pro ochranu osobních údajů
Adresa: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
Web: https://uoou.gov.cz
E-mail: posta@uoou.gov.cz

10. Cookies a podobné technologie

Web používá cookies, lokální úložiště, měřicí identifikátory a obdobné technologie. Technologie skutečně nutné pro přenos komunikace, bezpečnost nebo funkci výslovně požadovanou návštěvníkem lze použít bez souhlasu. Analytické, marketingové a jiné netechnické technologie se smějí aktivovat až po odpovídajícím souhlasu.

Vaše volba musí být skutečná
Cookie lišta umožňuje přijmout vše, odmítnout vše nebo nastavit jednotlivé účely ve stejné vrstvě. Volbu lze kdykoli změnit pomocí trvale dostupného tlačítka „Nastavení cookies“ na webu. Odmítnutí netechnických cookies nebrání běžnému použití webu.

10.1 Kategorie technologií

Seznam vychází z kontroly webu provedené dne 20. 7. 2026. Doby jsou maximální nebo obvyklé a mohou být kratší podle nastavení prohlížeče a konkrétní služby. Při podstatné změně účelu nebo dodavatele Unie zásady aktualizuje a podle okolností vyžádá novou volbu.

10.2 Správa souhlasu

• Netechnické technologie jsou ve výchozím stavu vypnuté a spouštějí se až po souhlasu pro odpovídající účel.
• Souhlas se uděluje samostatně pro jednotlivé účely. Lze jej kdykoli změnit nebo odvolat pomocí tlačítka „Nastavení cookies“.
• Odvolání nemá vliv na zákonnost zpracování před odvoláním, ale zabrání budoucímu ukládání a čtení netechnických cookies v rozsahu volby.
• Cookies lze také odstranit v nastavení prohlížeče; tím se však nemusí nahradit volba uložená v cookie liště.
• Při podstatné změně účelů, dodavatelů nebo nastavení může web požádat o novou volbu.

11. Zabezpečení osobních údajů

Unie přijímá přiměřená technická a organizační opatření odpovídající riziku. Patří mezi ně zejména řízení přístupů, hesla a vícefaktorové ověřování tam, kde je dostupné, aktualizace systémů, zabezpečený přenos, zálohování, omezení oprávnění, smluvní závazky dodavatelů a postupy pro řešení bezpečnostních incidentů.

Žádný systém není absolutně bezpečný. Zjistí-li Unie porušení zabezpečení, postupuje podle GDPR, včetně případného oznámení Úřadu pro ochranu osobních údajů a dotčeným osobám.

12. Změny těchto zásad

Unie zásady pravidelně kontroluje a aktualizuje zejména při změně služeb, formulářů, dodavatelů, právních předpisů nebo způsobu zpracování. Aktuální verze je vždy zveřejněna na webu Unie s datem poslední aktualizace. Podstatné změny mohou být členům nebo uživatelům oznámeny také e-mailem či jiným vhodným způsobem.

13. Právní rámec a užitečné odkazy

• Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR)
• Zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů
• Zákon č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích
• Zákon č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti
• ÚOOÚ – informace o cookies
• Google – zásady ochrany soukromí a cookies
• Jetpack – Privacy Center
• ShortPixel – Privacy Policy

Kontaktní místo
Dotazy, námitky, odvolání souhlasu a žádosti o uplatnění práv zasílejte na harantova@sme-union.cz nebo poštou na adresu sídla Unie.